Tuesday, 15 January 2013

Pengendalian Internal Piutang Usaha



2.1 PIUTANG USAHA
2.1.1 Pengertian Piutang Usaha
Piutang Usaha (Account Receivable) timbul akibat adanya penjualan kredit. Sebagian besar perusahaan menjual secara kredit agar dapat menjual lebih banyak produk atau jasa.
Menurut Soemarso (2004:338) yang dimaksud dengan Piutang yaitu : “Piutang merupakan kebiasaan bagi perusahaan untuk  memberikan kelonggaran-kelonggaran kepada para pelanggan pada waktu melakukan penjualan. Kelonggaran-kelonggaran yang diberikan biasanya dalam bentuk memperbolehkan para pelanggan tersebut membayar kemudian atas penjualan barang atau jasa yang dilakukan.”

Menurut Kieso dan Weygandt mendefinisikan pengertian piutang sebagai berikut :Receivables are claims held against customers and others for money, goods, or services.

Menurut Warren Reeve dan Fess (2005:404) menyatakan bahwa yang dimaksud dengan piutang adalah sebagai berikut : ”Piutang meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap pihak lainnya, termasuk individu, perusahaan atau organisasi lainnya”.
                Menurut Mulyadi (2002 : 87) “piutang merupakan klaim kepada pihak lain atas uang, barang, atau jasa yang dapat diterima dalam jangka waktu satu tahun, atau dalam satu siklus kegiatan perusahaan”.
                “Piutang adalah penagihan yang timbul karena penjualan produk atau penyerahan jasa dalam rangka kegiatan normal perusahaan.” (Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) 2004:19)
                Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa piutang merupakan hak atau klaim perusahaan terhadap klien atau pelanggan atas barang atau jasa yang telah diberikan.

2.1.2 Klasifikasi Piutang
Pengklasifikasian piutang dilakukan untuk memudahkan pencatatan transaksi yang mempengaruhinya. Ikatan Akuntan Indonesia (IAI) (2007 : 451) mengemukakan bahwa menurut sumber terjadinya, piutang digolongkan ke dalam dua (2) kategori yaitu: piutang usaha dan piutang lain-lain (non usaha). Piutang usaha timbul karena penjualan produk atau jasa dalam rangka kegiatan normal usaha, sementara piutang yang timbul di luar kegiatan normal usaha digolongkan sebagai piutang lain-lain.

2.1.3 Pengakuan Piutang
                Pengakuan piutang usaha terjadi jika perusahaan menjual produk secara kredit atau memberi jasa namun belum terjadi pembayaran kepada perusahaan.
                Istilah pengakuan itu sendiri mengandung arti “proses pembentukan suatu pos yang memenuhi definisi unsur serta kriteria pengakuan dalam neraca atau laporan laba rugi”. (Ikatan Akuntansi Indonesia 2004:19).
                Pengakuan piutang usaha sering berhubungan dengan pengakuan pendapatan. Karena pengakuan pendapatan pada umumnya dicatat ketika proses menghasilkan laba telah selesai dan kas terealisasi atau dapa direalisasi, maka piutang yang berasal dari penjualan barang umumnya diakui pada waktu hak milik atas barang beralih ke pembeli. Karena saat peralihan hak dapat bervariasi sesuai dengan syarat-syarat penjualan maka piutang lazimnya diakui pada saat barang dikirimkan ke pelanggan. Sedangkan piutang untuk jasa kepada pelanggan semestinya diakui pada saat jasa itu dilaksanakan.
                Berikut ini adalah pengakuan atau pencatatan ayat jurnal transaksi-transaksi yang berhubungan dengan piutang :
a.       Transaksi penjualan kredit barang dan jasa kepada pelanggan.
Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah :

Piutang usaha                                                    xxx
Pejualan/pendapatan jasa                           xxx

b.      Transaksi retur penjualan.
Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah :

Retur penjualan dan pengurangan harga                              xxx
                                                                Piutang usaha                                                   xxx

c.       Transaksi penerimaan kas dari debitur.
Jurnal untuk mencatat transaksi ini adalah:

Kas                                                         xxx
                Piutang Usaha                                                   xxx



2.1.4  Metode Pencatatan Piutang
                 Pencatatan piutang dilakukan di oleh petugas bagian kartu piutang, dan petugas bagian jurnal, dan buku besar. Buku-buku yang diperlukan terdiri atas buku jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, jurnal umum, buku besar, dan kartu piutang sebagai buku pembantu. Pencatatan piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini:
1.       Metode Konvesional, dalam metode ini posting kedalam kartu piutang dilakukan atas dasar data yang dicatat dalam jurnal.
2.       Metode Posting Langsung, metode ini dibagi menjadi dua golongan berikut ini:
a. Metode Posting Harian :
1. Posting langsung ke dalam kartu piutang dengan tulisan tangan; jurnal hanya menunjukkan jumlah total harian saja (tidak rinci).
2. Posting lansung ke dalam kartu piutang dan pernyataan piutang.
b. Metode Posting Periodik.
1. Posting ditunda.
2. Penagihan bersiklus (cycle billing).
3.   Metode Pencatatan Tanpa Buku Pembantu (ledgerless bookeping), dalam metode ini Faktur penjualan beserta dokumen pendukungnya yang diterima dari bagian penagihan, oleh bagian piutang diarsippkan menurut nama pelanggan dalam arsip faktur yang belum bayar (unpaid invoice file).
4.   Metode Pencatatan Piutang Dengan Komputer.

2.1.5          Pengelolaan Piutang
                Dalam perjalanannya sebuah perusahaan memiliki dua sasaran yang saling bertentangan mengenai piutang. Disatu pihak perusahaan ingin melakukan sebanyak mungkin penjualan kredit guna memperluas pangsa pasar. Namun disisi lain piutang merupakan aktiva yang tidak produktif, yang tidak menghailkan pendapatan (kas) hingga saat penagihannya terlunasi. Dan semuanya itu akan teratasi dengan adanya pengelolaan piutang yang baik antara lain :

  • Kebijaksanaan kredit (standar kredit/kualitas rekening yang diterima, jangka waktu /periode kredit yang diberikan, discount/potongan tunai yang diberikan untuk pembayaran yang lebih awal.
  • Kebijaksanaan pengumpulan piutang, dan faktor-faktor lain yang relevan. keputusan kredit ini menyangkut tradeoff antara keuntungan (marginal profit) dan biaya tambahan (marginal cost) yang disebabkan oleh perubahan dalam salah satu atau kombinasi elemen-elemen tersebut.


2.1.6          Resiko Piutang
Dalam pelaksanaannya perusahaan dihadapkan pada beberapa resiko. Ketika sebuah perusahaan menjual barang dan atau jasa secara kredit, maka beresiko menimbulkan kegagalan dalam penagihan piutang tepat waktu atau mungkin menimbulkan kegagalan menagih piutang tepat jumlah. Berikut ini merupakan resiko-resiko yang berkaitan dengan piutang, adalah :

  • Kegagalan untuk menagih pelanggan

  • Kesalahan dalam penagihan

  • Kesalahan dalam memasukan data ketika memperbarui piutang usaha

  • Pencurian kas

  • Kehilangan data

  • Kinerja yang buruk


2.1.7 Metode Penghapusan Piutang
                Menurut Zaki Baridwan dalam bukunya Intermediate Accounting (2004, 127)  : “Metode penghapusan piutang adalah piutang usaha yang tidak mungkin dapat ditagih, seperti debiturnya bangkrut, meninggal, pailit dan lain-lain harus dihapuskan sehingga akan menjadi biaya bagi perusahaan”.
Untuk mencatat penghapusan piutang usaha tersebut dapat dilakukan dengan dua metode, yaitu :
1.       Metode Penghapusan Langsung (Direct Methode)
Metode ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan yang berskala kecil atau dapat juga diterapkan pada perusahaan yang tidak dapat menaksirkan kerugian piutang usaha dengan tepat. Pada akhir periode akuntansi tidak dilakukan perhitungan taksiran kerugian piutang, tetapi kerugian piutang baru dicatat apabila telah pasti tidak dapat ditagih. Sehingga piutang tersebut akan dihapuskan dan dibebankan pada perkiraan kerugian piutang dan mengkreditkan piutang usaha.
Apabila pelanggan membayar kembali piutang yang telah dihapus oleh perusahaan sebelum tutup buku, maka piutang yang telah dikreditkan sebelumnya didebetkan kembali dan beban pada kerugian piutang dikreditkan oleh perusahaan. Sehingga nilai piutang pelanggan tersebut muncul dan akan dikreditkan kembali pada saat pembayaran piutang tersebut.
Lain halnya jika pelanggan membayar piutang yang telah dihapuskan oleh perusahaan setelah tutup buku. Perusahaan akan mendebetkan piutang pelanggan tersebut dan mengkreditkan nilai piutang tersebut sebagai pendapatan lain-lain. Pada saat pembayaran piutang oleh pelanggan maka piutang tersebut akan dikreditkan kembali.

2.       Metode Cadangan (Allowance Method)
Metode ini digunakan oleh perusahaan berskala besar, dimana perusahaan sudah membuat estimasi atau perkiraan mengenai kerugian piutang yang akan diterima akibat tidak dapat ditagih seluruhnya. Suatu estimasi dibuat menyangkut perkiraan piutang tak tertagih dari semua penjualan kredit atau dari total piutang yang beredar. Estimasi ini dicatat sebagai beban dan pengurangan tidak langsung pada piutang usaha melalui kenaikan akun penyisihan dalam periode dimana penjualan itu dicatat. Metode penghapusan tidak langsung mencatat beban atas dasar estimasi dalam periode akuntansi dimana penjualan kredit dilakukan atau pada saat munculnya nilai piutang di neraca.
Perusahaan akan mendebetkan kerugian piutang tak tertagih pada cadangan piutang tak tertagih. Dan apabila piutang tersebut sudah dipastikan tidak dapat ditagih kembali maka perusahaan akan membebankan cadangan piutang tak tertagih pada piutang usaha.
Beban piutang tak tertagih harus dicatat pada periode yang sama seperti penjualan untuk mendapatkan perbandingan yang tepat atas beban dan pendapatan serta untuk mendapatkan nilai yang tepat atas piutang. Walaupun menggunakan estimasi, persentase piutang yang tidak akan tertagih dapat diramalkan dari pengalaman masa lalu, kondisi penjualan berjalan dan analisis saldo piutang yang beredar.
Banyak perusahan membuat kebijakan kreditnya dengan menciptakan piutang tak tertagih dalam presentase tertentu. Karena ketidak tertagihan piutang dipandang sebagai kontijensi kerugian, maka metode penyisihan hanya tepat dalam situasi dimana terdapat kemungkinan bahwa nilai aktiva telah menurun dan jumlah penurunan atau kerugian tersebut dapat diestimasi secara layak. Estimasi ini biasanya dibuat atas dasar presentase penjualan atau piutang yang beredar.
Apabila piutang yang sudah dihapus diterima kembali pembayarannya, maka piutang yang sudah dihapus dimunculkan kembali di debet dan mengkreditkan cadangan kerugian piutang. Pada saat penerimaan piutang dari pelanggan maka perusahaan kembali mengkreditkan piutang tersebut sesuai dengan nilai nominal yang diterima.


3.1 PENGENDALIAN INTERNAL
3.1.1 Pengertian Pengendalian Internal
Pengertian Pengendalian internal menurut beberapa pendapat :
  1. Mulyadi : Sistem Pengendalian Internal meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
  2. James R Davis, C Wayne Alderman, & Leonard A Robinson (sesuai dengan SAS No. 55) : Pengendalian Internal adalah seluruh kebijakan dan prosedur yang diciptakan untuk memberikan jaminan yang masuk akal agar tujuan organisasi (Entity) dapat tercapai.
  3. COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) : Pengendalian Internal adalah sebuah proses yang dihasilkan oleh dewan direktur, manajemen dan personel lainnya, yang didesain untuk memberikan jaminan yang masuk akal yang memperhatikan tercapainya tujuan-tujuan dengan kategori sebagai berikut :
·         Efektif dan efisisiensinya operasi
·         Terpercayanya (Reliabillity) Laporan Keuangan
·         Tunduk pada hukum dan aturan yang berlaku

Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa, pengendalian intern atau kontrol intern didefinisikan sebagai suatu proses, yang dipengaruhi oleh sumber daya manusia dan sistem teknologi informasi, yang dirancang untuk membantu organisasi mencapai suatu tujuan atau objektif tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu cara untuk mengarahkan, mengawasi, dan mengukur sumber daya suatu organisasi. Ia berperan penting untuk mencegah dan mendeteksi penggelapan (fraud) dan melindungi sumber daya organisasi baik yang berwujud (seperti mesin dan lahan) maupun tidak (seperti reputasi atau hak kekayaan intelektual seperti merek dagang).

3.1.2 Tujuan Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian intern adalah menjamin manajemen perusahaan agar:
  • Tujuan perusahaan yang ditetapkan akan dapat dicapai.
  • Laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya.
  • Kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku.

Pengendalian intern dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian intern dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan.

3.1.3 Komponen Pengendalian Internal
Menurut Mulyadi ada beberapa komponen atau unsur-unsur dalam Sistem Pengendalian Intern,yakni sebagai berikut :
  1. Struktur Organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas.
  2. Sistem Wewenang dan prosedur pencatatan, yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya.
  3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi.
  4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
Efektifitas unsur-unsur Sistem pengendalian tersebut sangat ditentukan oleh Lingkungan Pengendalian (Control Environment) dimana lingkungan pengendalian tersebut memiliki 4 (empat) unsur sebagai berikut :
  1. Filosofi dan gaya operasi
  2. Berfungsinya dewan komisaris dan komite pemeriksaan
  3. Metode Pengendalian Manajemen
  4. Kesadaran pengendalian

Menurut COSO pengendalian internal terdiri dari 5 (lima) komponen yang saling berhubungan. Komponen ini didapat dari cara manajemen menjalankan bisnisnya, dan terintegrasi dengan proses manajemen. Walaupun komponen-komponen tersebut dapat diterapkan kepada semua entitas, perusahaan yang kecil dan menengah dapat menerapkannya berbeda dengan perusahaan besar. Dalam hal ini pengendalian dapat tidak terlalu formal dan tidak terlalu terstruktur, namun pengendalian internal tetap dapat berjalan dengan efektif. Adapun 5 (lima) komponen pengendalian internal tersebut adalah :
  1. Control Environment
Lingkungan pengendalian memberikan nada pada suatu organisasi, mempengaruhi kesadaran pengendalian dari para anggotanya. Lingkungan pengendalian merupakan dasar bagi komponen pengendalian internal lainnya, memberikan disiplin dan struktur. Faktor lingkungan pengendalian termasuk :
  • Integritas, nilai etika dan kemampuan orang-orang dalam entitas;
  • Filosofi manajemen dan Gaya Operasi;
  • Cara Manajemen untuk menentukan wewenang dan tanggung jawab, mengorganisasikan dan mengembangkan orang-orangnya; dan
  • Perhatian dan arahan yang diberikan dewan direksi.
2.       Risk Assesment
Seluruh entitas menghadapi berbagai macam resiko dari luar dan dalam yang harus ditaksir. Prasyarat dari Risk Assessment adalah penegakan tujuan, yang terhubung antara tingkatan yang berbeda, dan konsisten secara internal. Risk Assessment adalah proses mengidentifikasi dan menganalisis resiko-resiko yang relevan dalam pencapaian tujuan, membentuk sebuah basis untuk menentukan bagaimana resiko dapat diatur. Karena kondisi ekonomi, industri, regulasi, dan operasi selalu berubah, maka diperlukan mekanisme untuk mengidentifikasi dan menghadapi resiko-resiko spesial terkait dengan perubahan tersebut.
3.       Control Procedure
Prosedur pengendalian ditetapkan untuk menstandarisasi proses kerja sehingga menjamin tercapainya tujuan perusahaan dan mencegah atau mendeteksi terjadinya ketidakberesan dan kesalahan. Prosedur pengendalian meliputi hal-hal sebagai berikut:
  • Personil yang kompeten, mutasi tugas dan cuti wajib.
  • Pelimpahan tanggung jawab.
  • Pemisahan tanggung jawab untuk kegiatan terkait.
  • Pemisahan fungsi akuntansi, penyimpanan aset dan operasional.

4.       Information and Communication
Informasi yang bersangkutan harus diidentifikasi, tergambar dan terkomunikasi dalam sebuah form dan timeframe yang memungkinkan orang-orang menjalankan tanggung jawabnya. Sistem informasi menghasilkan laporan, yang berisi informasi operasional, finansial, dan terpenuhinya keperluan sistem, yang membuatnya mungkin untuk menjalankan dan mengendalikan bisnis. Informasi dan Komunikasi tidak hanya menghadapi data-data yang dihasilkan internal, tetapi juga kejadian eksternal, kegiatan dan kondisi yang diperlukan untuk memberikan informasi dalam rangka pembuatan keputusan bisnis dan laporan eksternal. Komunikasi yang efektif juga harus terjadi dalam hal yang lebih luas, mengalir ke bawah, ke samping dan ke atas organisasi. Seluruh personel harus menerima dengan jelas pesan dari manajemen teratas bahwa pengendalian tanggung jawab diambil dengan serius. Para personel harus mengerti peran mereka dalam sistem pengendalian internal, sebagaimana mereka mengerti bahwa kegiatan individu mereka berhubungan dengan pekerjaan orang lain. Mereka harus memiliki niat untuk mengkomunikasikan informasi yang signifikan kepada atasannya. Selain itu juga dibutuhkan komunikasi efektif dengan pihak eksternal, seperti customer, supplier, regulator, dan Pemegang Saham.
5.       Monitoring
Sistem pengendalian internal perlu diawasi, sebuah proses untuk menentukan kualitas performa sistem dari waktu ke waktu. Proses ini terselesaikan melalui kegiatan pengawasan yang berkesinambungan, evaluasi yang terpisah atau kombinasi dari keduanya. Kegiatan ini termasuk manajemen dan supervisi yang reguler, dan kegiatan lainnya yang dilakukan personel dalam menjalankan tugasnya. Luas dan frekuensi evaluasi terpisah, akan tergantung pada terutama penaksiran resiko dan efektifnya prosedur monitoring yang sedang berlangsung. Ketergantungan sistem pengendalian harus dilaporkan kepada atasan, dengan masalah yang serius juga dilaporkan kepada manajemen teratas dan dewan direksi.

3.2 SISTEM PENGENDALIAN INTERN ATAS PIUTANG
3.2.1 Tujuan Sistem Pengendalian Intern atas Piutang
Pemberian piutang dimaksudkan untuk meningkatkan volume penjualan bagi sebuah perusahaan. Diharapkan dengan meningkatnya volume pejualan, maka sebuah perusahaan dapat memperoleh keuntungan. Namun ada beberapa resiko atas keberadaan piutang itu sendiri yang dapat merugikan perusahaan. Oleh karena itu perlu adanya pengendalian terhadap piutang tersebut.
                Untuk mengendalikan piutang, sebuah perusahaan perlu menetapkan kebijakan kreditnya. Kebijakan ini kemudian berfungsi sebagai standar. Apabila kemudian dalam pelaksanaan penjualan kredit dan pengumpulan piutang tidak dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, maka perusahaan perlu melakukan perbaikan.
                Adapun tujuan melakukan pengendalian intern piutang adalah sebagai berikut :
1.       Meyakini kebenaran jumlah piutang yang ada yang benar-benar menjadi hak milik perusahaan.
2.       Meyakini bahwa piutang yang ada dapat ditagih (collectable).
3.       Ditaatinya kebijakan-kebijakan mengenai piutang.
4.       Piutang aman dari penyelewengan.


3.2.2 Karakteristik Sistem Pengendalian Intern atas Piutang
Output dari sistem pengendalian intern piutang adalah berupa informasi dalam bentuk laporan keuangan atau laporan manajemen lain, sehingga karakteristik sistem pengendalian intern piutang identik dengan karakteristik informasi. Seperti yang telah diungkapkan oleh Romney,dkk karakteristik informasi yang baik adalah :

  • Relevan

  • Reliable

  • Complete

  • Timelines

  • Understandable

  • Verrifyable

(Romney dkk 1997:14)
3.2.3 Sistem Pengendalian Intern atas Piutang
Pada prinsipnya sistem pengendalian harus meminimalkan dan mendeteksi serta memperbaiki kesalahan ketika terjadi. Pelaksanaan sistem pengendalian intern untuk piutang harus menghasilkan suatu kepastian bahwa semua transaksi piutang telah dibukukan dan dapat dipertanggung jawabkan.
                Pengendalian intern terhadap piutang dimulai dari penerimaan order penjualan terus ke persetujuan atas order, persetujuan pemberian kredit, pengiriman barang, pembuatan faktur, verifikasi faktur, pembukuan piutang, penagihan piutang, yang akhirnya akan mempengaruhi saldo kas atau bank. Dalam hal ini harus diperhatikan pula retur penjualan secara periodik harus dibuat perincian piutang menurut golongan usianya untuk menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan dan menilai apakah bagian kredit dan bagian inkaso telah bekerja dengan efisien.
                Adapun sistem pengendalian intern atas piutang secara keseluruhan  antara lain sebagai berikut :

  •  Memisahkan fungsi pegawai atau bagian yang menangani transaksi penjualan (operasi) dari “ Fungsi Akuntansi Untuk Piutang “

  •  Pegawai yang menangani akuntansi piutang, harus dipisahkan dari fungsi penerimaan hasil tagihan piutang

  • Semua transaksi pemberian kredit, pemberian potongan dan penghapusan piutang, harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.

  • Piutang harus dicatat dalam buku-buku tambahan piutang (Accounts Receivable Subsidiary Ledger)
  • Perusahaan harus membuat daftar piutang berdasarkan umurnya (Aging Schedule).

2 comments:

  1. Untuk sistem pengendalian internal piutang bida minta daftar pustakanya?

    ReplyDelete